cara menyimpan dokumen

Cara Menyimpan Dokumen Dengan Praktis

Posted on

Hallo teman-teman, pada artikel kali ini saya akan membagikan Cara Menyimpan Dokumen dengan teknik yang lebih mudah dan yang pasti kalian akan paham dengan apa yang saya bagikan kali ini, jadi jangan ragu untuk mencoba dan mempraktikkannya.

Kalian pasti tahu bukan dengan menyimpan dokumen yang benar, dokumen yang penting harus disimpan dengan sebaik mungkin agar dokumen tersebut dapat kta temukan kembali ketika kita membutuhkannya untuk kepentingan di kantor atau sebagainya.

Oleh karena itu, kalian wajib nih mengetahui cara menyimpan dokumen yang baik dan juga benar agar kalian bisa meenata dokumen kalian dengan rapih dan juga bisa menemukannya kembali kalau sewaktu-waktu kalian ingin menggunakannya kembali.

 

Pengertian Dokumen

Dokumen adalah setiap catatan atau berkas yang dicetak, ditulis atau diketik, berupa huruf atau angka dan gambar, dengan maksud dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, rekaman dalam melakukan komunikasi dan informasi.

Kemudian dicatat di atas kertas dalam bentuk kartu, formulir, kertas film. , film-strip, slide, film mikro, untuk komputer seperti cakram, kaset, rekaman, disket, kertas fotokopi dan sebagainya.

Walter Schuermeyer kepada Aufgaben und Methoden der Documentation (1935), menjelaskan bahwa untuk saat ini banyak orang memahami dokumen sebagai bahan dasar untuk memperluas pengetahuan dalam studi atau perbandingan.

Susan Dupuy-Briet dalam dokumentasi Qu’est-ce que la juga mendefinisikan dokumen sebagai bukti yang secara fisik terorganisir. Menurutnya, dokumen yaitu file yang disimpan atau direkam,yang digunakan untuk menunjukkan fenomena fisik atau konseptual.

Menurut International Institute for Intellectual Cooperation (1937), dokumen adalah beberapa sumber informasi, yang berupa beberapa bahan, dapat digunakan sebagai referensi atau bisa digunakan untuk studi atau berbagai macam lainnya.

Oleh karena itu, saya akan membagikan cara menyimpan dokumen yang benar dan juga direkomendasikan kepada kalian semua, jadi jangan ragu untuk melakukan cara yang saya bagikan kali ini ya, yuk kita pelajari cara menyimpannya yang harus dilakukan oleh kalian.

 

Cara Menyimpan Dokumen Yang Harus Dilakukan Dan Wajib Dipelajari

Cara Menyimpan Dokumen Yang Harus Dilakukan Dan Wajib Dipelajari

1. Dengan Menyewa Kotak Deposit Di Bank

Brankas bank adalah salah satu tempat paling aman untuk menyimpan dokumen yang sangat penting. Brankas di bank akan disimpan dalam lemari yang terbuat dari besi atau baja yang dilengkapi dengan sensor kamera video, panas, pendeteksi gerakan, dan perangkat keamanan lainnya.

Kekurangan dari cara penyimpanan ini adalah kita hanya dapat mengakses dokumen pada saat bank buka pada hari kerja dan pada jam kerja. Jika kita tiba-tiba membutuhkan paspor atau sertifikat rumah dan besok adalah hari Minggu, kita harus menunggu bank buka pada hari Senin.

Juga, brankas akan sangat tertutup rapat oleh bank jika penyewa meninggal. Jika wasiat disimpan di brankas bank, butuh waktu yang sangat lama bagi pengacara atau keluarga untuk bisa membuka brankas yang ingin kita gunakan.

Terlebih lagi, tidak ada jaminan 100 persen bahwa dokumen yang disimpan di bank akan sangat aman dari bencana alam. Anda harus menanyakan terlebih dahulu kepada pihak bank terkait keamanan dokumen kami jika terjadi bencana alam yang dapat merusak gedung bank.

2. Bisa Menyimpannya Didalam Rumah

Selain itu, ketika Anda memutuskan untuk menyimpan dokumen penting di rumah, jangan lupa untuk membeli filing box atau brankas tahan api yang dapat melindungi dokumen jika terjadi kebakaran.

Beberapa peneliti menyarankan agar kita menyimpan salinan dokumen penting dalam bentuk softcopy pada USB atau hard disk eksternal, kemudian menyimpannya di brankas tahan api dan tahan air.

Jika kita ingin memastikan keamanan brankas dari pencuri, kita bisa mencari brankas yang bisa disembunyikan di lantai atau brankas di dinding. Kedua jenis brankas ini lebih mudah disembunyikan daripada brankas biasa.

Menyimpan dokumen di lemari tahan api bukanlah pilihan terbaik, karena warna kertas bisa berubah menjadi cokelat. Sebaliknya, brankas yang terbuat dari besi atau baja lebih mampu melindungi semua dokumen ini.

Cara lain untuk memastikan bahwa dokumen kita aman adalah dengan membuat softcopy dokumen dan menyimpannya secara online. Selama kita memiliki koneksi internet, akun penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive dapat diakses dari perangkat apa pun.

Dengan penyimpanan cloud, lebih mudah bagi kita untuk berbagi dokumen penting dengan anggota keluarga. Namun harus Anda pahami, penyimpanan online cenderung sangat berisiko diretas oleh para penjahat dunia maya.

Oleh karena itu, masukkan password khusus ketika anda menyimpan dokumen via online. Jika perlu, gunakan enkripsi elektronik untuk melindungi informasi yang sangat rahasia.

3. Menyimpan Dokumen Secara Online

Untuk memastikan bahwa dokumen kami tetap aman, yaitu dengan membuat salinan dokumen dalam bentuk softcopy dan disimpan menggunakan teknik online. Selama kita memiliki akses koneksi internet, akun penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google.

Drive juga dapat diakses menggunakan perangkat apa pun. Kemudian, jika Anda menggunakan penyimpanan berbasis cloud, akan lebih mudah untuk berbagi dokumen yang sangat penting dengan anggota keluarga atau orang yang dipercaya.

Namun perlu dipahami, penyimpanan online cenderung sangat berisiko diretas oleh penjahat online. Oleh karena itu, tambahkan password khusus saat menyimpan dokumen via online. Gunakan enkripsi elektronik untuk melindungi informasi yang sangat rahasia.

4. Menyimpannnya Di Microsoft Word

Aplikasi Microsoft Word adalah sebuah produk aplikasi/software yang biasa digunakan untuk mengolah teks atau tulisan. Tentunya sebagai pelajar, pekerja, pelajar, atau bahkan ibu-ibu atau bapak-bapak pasti sudah sangat familiar dengan penggunaan aplikasi yang disebut Word ini.

Namun, masih banyak yang belum mengetahui cara menyimpan file di Microsoft Word dengan aman.

Cara Menyimpan Dokumen Di Microsoft Word :

  1. Pencet ketikan F12 pada papan tombol ketikan(tidak semua laptop dapat mendukung), atau klik File pada bagian atasnya lalu pilih Save As (simpan sebagai sesuai nama dokumennya).
  2. Secara default, aplikasi dari Office ini akan menyimpan salinan file di lokasi yang Anda simpan sebelumnya dengan file asli.
  3. Jika Anda ingin mengubah lokasi atau Anda ingin menyimpan salinan file baru di lokasi lain, pilih lokasi itu sesegera mungkin. Jika sudah, lanjutkan ke langkah berikutnya.
  4. Jangan lupa untuk menambahkan nama untuk salinan file yang baru, lalu tekan opsi simpan.
  5. Dengan demikian, file asli ini akan otomatis tertutup. Anda sekarang akan menulis salinan baru dari file.

Nah jadi seperti itulah beberapa cara menyimpan dokumen yang sangat direkomendasikan oleh saya, setiap penyimpanan memiliki kelebihan dan juga kekurangannya masing-masing ya. Kamu bisa menggunakan mesin laminating untuk mempermudah.

 

Manfaat Menyimpan Dokumen

1. Digunakan Sebagai sumber informasi

Sumber informasi adalah medis yang memegang peranan sangat penting dalam kehidupan seseorang dalam menentukan sikap dan memilih keputusan untuk melakukan sesuatu yang harus anda putuskan.

Berbagai sumber informasi bisa Anda dapatkan secara gratis dari kerabat, buku, teman, guru, film atau video, termasuk Simpan dokumen.

Menyimpan dokumen memiliki manfaat sebagai sumber informasi yang sangat penting mengenai suatu kegiatan atau organisasi. Misalnya, arsip yang berisi surat rapat dan surat undangan. Jika membutuhkan mesin kamu bisa membelinya diweb Rumah Mesin.

2. Menyimpan dokumen Dengan Sangat Aman

Jika kamu menyimpan dokumen dengan menggunakan tempat yang direkomendasikan diatas, maka dokumenmu akan sangat aman. Terlebih lagi jika kamu memiliki berbagai macam dokumen yang sangat penting maka dengan cara menyimpannya yang benar akan sangat berguna.

Nah jadi seperti itu guys beberapa cara menyimpan dokumen yang wajib kamu coba dan juga kamu ikuti, menyimpan dokumen dengan baik akan sangat memb antu kamu untuk melindungi semua dokumen yang mungkin saja akan kamu gunakan nantinnya.

Oleh karena itu, kalian harus menyimpan berbagai macam dokumen di tempat yang aman seperti brangkas yang menggunakan besi atau kamu juga bisa menggunakan secara online dengan menyimpannya dileptop ataupun kamu juga wajib menyalinnya di USB, Sekian Dan terimakasih.